Materi 1

Halo Pengusaha Online,

Saya sering sekali mendapatkan pertanyaan tentang bagaimana sih sebenarnya membangun dan membagi tim dalam onlineshop? Karena, untuk menghandle semua pekerjaan di Onlineshop dibutuhkan SDM yang  bisa bekerjasama dengan baik agar bisa menciptakan perputaran bisnis online yg baik.

Sebenarnya membangun team di onlineshop tidak jauh berbeda dari membangun team di bisnis offline. Bedanya adalah mediumnya saja alias banyak kegiatan ini dilakukan secara online dan sistematis tanpa bertemu dengan pelanggan langsung. Jadi ada beberapa team atau divisi yg berbeda dari bisnis offline.

So bagaimana cara membangun team dalam onlineshop?

Divisi Dalam Onlineshop:
Untuk membangun team, kita lihat dulu apa saja divisi yg dibutuhkan dalam onlineshop dan apa saja tugas divisi ini?

A. Divisini Customer Service & Customer Handling: adalah divisi yg bertanggung jawab dan menjalankan tugas sebagai pelayan untuk kostumer. Divisi CS ini biasanya menghandle beberapa tugas seperti:

1. Customer Handling: Yaitu menjawab segala pertanyaan pelanggan terkait produk, cara pembelian, atau komplain.
2. Purchasing (Pembelian): Untuk onlineshop yg single product & masih manual cara pembeliannya (tanpa sistem automatis) biasanya pembelian dilakukan PEMBELI dengan langsung menghubungi CS dengan Chatting, Telphone, SMS, atau Email. CS bertugas untuk menerima order, mengkonfirmasi, serta membuat purchase order ke divisi Gudang.
3. Menghandle segala komplain dari Pelanggan terkait pemakaian produk, pembelian, pengembalian barang dan meneruskannya ke divisi yg bertanggung jawab untuk komplain tersebut.

B. Divisi Marketing & Traffic & Research: yaitu divisi yg bertugas untuk beberapa hal terkait dengan pemasaran & riset seperti:

1. Membuat Promosi untuk Iklan serta mensetting semua iklan berbayar (Paid Traffic)
2. SEO Search Engine Optimization (Memaksimalkan Traffic dari Search Engine)
3. Update Konten ke Social Media seperti Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, Blog, dll (Updater)
4. Membuat Promo-promo bulanan
5. Riset Kompetitor, Riset Market, dan Riset Pelanggan
6. List Building (SMS, BBM, EMAIL)
7. Web development

C. Divisi Keuangan & Purchasing: Yaitu divisi yg bertugas untuk menghandle pemasukan, pengeluaran, dan pengadaan stock barang (pembelian stock dari distributor). Tugas divisi ini adalah:

1. Order Approval dari CS atau dari System untuk diteruskan ke divisi pengiriman & gudang.
2. Membuat laporan keuangan
3. Membeli produk dari Distributor
4. Mengatur bagaimana pemasukan & pengeluaran dapat di maksimalkan atau di minimalkan.
5. Mengorder barang ke supplier cepat (dropshipping) (apabila produk habis & order belum terhandle)

D. Divisi Gudang & Shipping: Yaitu divisi yg bertugas untuk mengirimkan order ke pelanggan. Tugas divisi ini adalah:
1. Mengatur stock di gudang
2. Mengirimkan barang ke Kurir (mengemas/packing, memaketkan)
3. Mengantarkan barang (bila COD)

E. Divisi Mangement Internal & Development: Yaitu divisi yg bertugas sebagai ‘management & decision maker’ setiap divisi diatas. Tugas divisi ini adalah:
1. Mengatur setiap divisi untuk bisa bekerja maksimal sebagai leader dimasing-masing divisi.
2. Merencanakan pembangunan bisnis kedepan.
3. Memberikan keputusan-keputusan cepat sesuai dengan kebutuhan onlineshop.

Dari 5 divisi diatas tentunya Anda sudah punya gambaran apa saja yg dibutuhkan dan siapa bertanggung jawab untuk pekerjaan Apa, tapi pertanyaan lain pun muncul, kan tidak semua bisnis online itu sama tahapan atau besarnya. Apakah memang dibutuhkan segitu banyak divisi atau orang? Bagaimana kalau saya masih baru?

Untuk itu… Ini adalah tips terbaiknya:

Membangun Team Dari 0
Saya ingat ketika pertama kali terjun kebisnis ini, saya adalah orang yg bekerja untuk semua divisi alias semua pekerjaan saya yg handle. Tapi setelah saya jalankan saya mulai membangun team sesuai dengan tahapan order di onlineshop saya, seperti ini:

1. Untuk order 1 – 15/hari saya masih bekerja sendiri dibantu adik saya. Yaitu menghandle semua pekerjaan divisi a b c sampai e.
2. Untuk order 15 – 25/hari, saya membutuhkan 1 orang untuk CS  & saya sebagai divisi marketing serta shipping.
3. untuk order 25 – 50 order, saya membutuhkan 2 orang CS, dan 2 marketing dan 1 orang untuk shipping.
4. Untuk order diatas 50 – 75/hari, saya membutuhkan 3 orang CS, 2 orang marketing dan 1 orang keuangan & purchaser dan 2 orang untuk shipping.
5. Dan seiring dengan perkembangan onlineshop maka jumlah orang dalam team semakin bertambah sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi.

Nah, gimana? Gampang kan Membangun team dalam onlineshop? asalkan memang Anda tau apa yg harus Anda capai dalam bisnis online sehingga kebutuhannya muncul sendiri untuk membangun team yg tangguh.

Yang terpenting adalah “Jangan pernah jadi SUPERMAN, tapi bangun SUPERTEAM” karena tugas Anda sebagai pebisnis adalah untuk menciptakan bisnis yg besar. Dan pastikan bisnis online Anda BESARRR!!!

Jika ada pertanyaan terkait masalah divisi-divisi dalam onlineshop, berikan komentar dan kita diskusikan dibawah ini…