Materi 1

Halo Pengusaha Online,

Saya sering sekali mendapatkan pertanyaan tentang bagaimana sih sebenarnya membangun dan membagi tim dalam onlineshop? Karena, untuk menghandle semua pekerjaan di Onlineshop dibutuhkan SDM yang  bisa bekerjasama dengan baik agar bisa menciptakan perputaran bisnis online yg baik.

Sebenarnya membangun team di onlineshop tidak jauh berbeda dari membangun team di bisnis offline. Bedanya adalah mediumnya saja alias banyak kegiatan ini dilakukan secara online dan sistematis tanpa bertemu dengan pelanggan langsung. Jadi ada beberapa team atau divisi yg berbeda dari bisnis offline.

So bagaimana cara membangun team dalam onlineshop?

Divisi Dalam Onlineshop:
Untuk membangun team, kita lihat dulu apa saja divisi yg dibutuhkan dalam onlineshop dan apa saja tugas divisi ini?

A. Divisini Customer Service & Customer Handling: adalah divisi yg bertanggung jawab dan menjalankan tugas sebagai pelayan untuk kostumer. Divisi CS ini biasanya menghandle beberapa tugas seperti:

1. Customer Handling: Yaitu menjawab segala pertanyaan pelanggan terkait produk, cara pembelian, atau komplain.
2. Purchasing (Pembelian): Untuk onlineshop yg single product & masih manual cara pembeliannya (tanpa sistem automatis) biasanya pembelian dilakukan PEMBELI dengan langsung menghubungi CS dengan Chatting, Telphone, SMS, atau Email. CS bertugas untuk menerima order, mengkonfirmasi, serta membuat purchase order ke divisi Gudang.
3. Menghandle segala komplain dari Pelanggan terkait pemakaian produk, pembelian, pengembalian barang dan meneruskannya ke divisi yg bertanggung jawab untuk komplain tersebut.

B. Divisi Marketing & Traffic & Research: yaitu divisi yg bertugas untuk beberapa hal terkait dengan pemasaran & riset seperti:

1. Membuat Promosi untuk Iklan serta mensetting semua iklan berbayar (Paid Traffic)
2. SEO Search Engine Optimization (Memaksimalkan Traffic dari Search Engine)
3. Update Konten ke Social Media seperti Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, Blog, dll (Updater)
4. Membuat Promo-promo bulanan
5. Riset Kompetitor, Riset Market, dan Riset Pelanggan
6. List Building (SMS, BBM, EMAIL)
7. Web development

C. Divisi Keuangan & Purchasing: Yaitu divisi yg bertugas untuk menghandle pemasukan, pengeluaran, dan pengadaan stock barang (pembelian stock dari distributor). Tugas divisi ini adalah:

1. Order Approval dari CS atau dari System untuk diteruskan ke divisi pengiriman & gudang.
2. Membuat laporan keuangan
3. Membeli produk dari Distributor
4. Mengatur bagaimana pemasukan & pengeluaran dapat di maksimalkan atau di minimalkan.
5. Mengorder barang ke supplier cepat (dropshipping) (apabila produk habis & order belum terhandle)

D. Divisi Gudang & Shipping: Yaitu divisi yg bertugas untuk mengirimkan order ke pelanggan. Tugas divisi ini adalah:
1. Mengatur stock di gudang
2. Mengirimkan barang ke Kurir (mengemas/packing, memaketkan)
3. Mengantarkan barang (bila COD)

E. Divisi Mangement Internal & Development: Yaitu divisi yg bertugas sebagai ‘management & decision maker’ setiap divisi diatas. Tugas divisi ini adalah:
1. Mengatur setiap divisi untuk bisa bekerja maksimal sebagai leader dimasing-masing divisi.
2. Merencanakan pembangunan bisnis kedepan.
3. Memberikan keputusan-keputusan cepat sesuai dengan kebutuhan onlineshop.

Dari 5 divisi diatas tentunya Anda sudah punya gambaran apa saja yg dibutuhkan dan siapa bertanggung jawab untuk pekerjaan Apa, tapi pertanyaan lain pun muncul, kan tidak semua bisnis online itu sama tahapan atau besarnya. Apakah memang dibutuhkan segitu banyak divisi atau orang? Bagaimana kalau saya masih baru?

Untuk itu… Ini adalah tips terbaiknya:

Membangun Team Dari 0
Saya ingat ketika pertama kali terjun kebisnis ini, saya adalah orang yg bekerja untuk semua divisi alias semua pekerjaan saya yg handle. Tapi setelah saya jalankan saya mulai membangun team sesuai dengan tahapan order di onlineshop saya, seperti ini:

1. Untuk order 1 – 15/hari saya masih bekerja sendiri dibantu adik saya. Yaitu menghandle semua pekerjaan divisi a b c sampai e.
2. Untuk order 15 – 25/hari, saya membutuhkan 1 orang untuk CS  & saya sebagai divisi marketing serta shipping.
3. untuk order 25 – 50 order, saya membutuhkan 2 orang CS, dan 2 marketing dan 1 orang untuk shipping.
4. Untuk order diatas 50 – 75/hari, saya membutuhkan 3 orang CS, 2 orang marketing dan 1 orang keuangan & purchaser dan 2 orang untuk shipping.
5. Dan seiring dengan perkembangan onlineshop maka jumlah orang dalam team semakin bertambah sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi.

Nah, gimana? Gampang kan Membangun team dalam onlineshop? asalkan memang Anda tau apa yg harus Anda capai dalam bisnis online sehingga kebutuhannya muncul sendiri untuk membangun team yg tangguh.

Yang terpenting adalah “Jangan pernah jadi SUPERMAN, tapi bangun SUPERTEAM” karena tugas Anda sebagai pebisnis adalah untuk menciptakan bisnis yg besar. Dan pastikan bisnis online Anda BESARRR!!!

Jika ada pertanyaan terkait masalah divisi-divisi dalam onlineshop, berikan komentar dan kita diskusikan dibawah ini…

antara tertipu dan tidak

16.04.2015

Sore ini, saya merasa kaget, syok , dan tubuh ini lemes..
kejadiannya seperti ini :

Malam jam 20.10 tgl 15.04.2015 saya jaga shift sore , dan ada bapak2 gemuk yg mengaku ketua rt t4 saya bekerja, dan meminta uang sampah selama 3 tahun hingga tahun 2017. Dengan sedikit obrolan sana sini, akhirnya saya mengeluarkan sejumlah uang dari laci uang. Saya menghubungi beberapa pihak untuk memastikan hal tersebut, krn sudah malam saya melanjutkan besok saja.

Hari ini, sore hari, saya bertanya kepada tetangga sebelah, dan menanyakan mengenai ketua rt setempat, lalu tubuh saya lemas ketika mereka blg pak rt bukan pak yanto sperti yang dkatakan orang semalam. Di telaah bersama, memang ada beberapa kejanggalan dlm kuitansi yang ada. Saya mengaku kepada para tetangga bahwa saya belum membayar uang tersebut, krn saya tidak ingin membuat keributan atau omongan d lingkungan tersebut.

Dan saya kembali bekerja dengan kondisi yang pasrah, dan masih ingin memastikan ke beberapa pihak. Saya menceritakan kepada rekan saya, dan benar dugaan saya, dia kaget setengah mati, dan kebingungan. Saya mencoba menenangkan bahwa semua adalah tanggung jawab saya (karena saya yang mengeluarkan uang tersebut). Dan saya berusaha menutupi kejadian tersebut dari pemilik t4 saya bekerja, ini kesalahan saya, dan saya sudah tau kemungkinan terjadi penipuan, jadi saya tidak ingin merepotkan beberapa pihak.

Saya tetap tersenyum, karena saya memang harus kuat. Dan ini pembelajaran yang luar biasa dari Tuhan. Saya tidak tau apa rencanaNya, tp saya yakin Dia memberi kesempatan saya mengalami ini, agar tidak terjadi hal seperti ini lagi suatu saat.
untuk menenangkan hati, saya hanya mencoba memahami bahwa UANG BISA DICARI dan nominal yang saya keluarkan adalah SEDEKAH .. 

Kalau memang sebuah penipuan, mungkin saja dia sedang membutuhkan biaya dan terdesak.. Dan TUHAN itu tidak pernah tidur , percayalah 😊

Bahan Belajar

15.04.2015

Tuhan itu sangat menyayangi semua ciptaanNya.
Tuhan menciptakan manusia serupa denganNya, begitulah menurut ajaran agama yang saya yakini ..
Dia tidak lelah untuk membuat anakNya semakin bertumbuh, dan HARI INI , Dia memberikan "bahan" untuk dipelajari.

Sabar itu sebenarnya tidak ada batasnya , kita sendiri yang membatasi kesabaran dalam diri kita. Setiap masalah yang ada dan kadang datang berkali-kali, membuat kita cepat mengeluh dengan keadaan, emosi dengan situasi, dan hal ini yang membuat si sabar tidak terlihat lagi.

Disaat saya memutuskan untuk menghindar, dengan berbagai pertimbangan alasan , Tuhan bekerja dengan kuasaNya , sehingga apa yang saya hindari tersebut tetap harus saya jalani. Saya hanya bisa tersenyum malu, karena saya pernah menasehati orang agar tidak menghindar dan menghadapi masalah , namun kini saya yang menghindarinya , dan Dia mengingatkan saya.

Saya sedang mencoba untuk memahami rencanaNya , mungkin Dia menginginkan saya untuk tetap menghadapinya dan mendampinginya sebagai proses belajar saya.
kesabaran saya sedang mengalami pendewasaan, agar lebih dan lebih.

Menghadapi segala masalah dengan tenang, membuat saya lebih mudah untuk menata diri, membagi diri , membagi pikiran :)

Tugas baru

14-04-2015

10 hari setelah usia saya menginjak 25 tahun , cukup membuat saya menyadari sedikit perubahan dalam bersikap (dibaca : pendewasaan)

1 tahun setelah saya memutuskan kembali ke dunia per-onlineshop-an 

dan 6 tahun 2 bulan menjalani sebuah hubungan, yang menurut saya memberikan dampak positif dalam diri saya sendiri

kenapa saya kembali masuk ke dunia blog ini? 

karena ada tugas dari Young Onlinepreneur Community , yaitu sebuah komunitas para owner onlineshop (OS) dimana saat ini saya menjadi membernya. YOC membuat saya mengenal banyak sekali karakter manusia , dimana saya menemukan beberapa orang yang memiliki nasib dengan saya bahkan lebih buruk, ada juga yang jauh lebih muda. 

kenapa saya mengaktifkan blog pribadi daripada 2 blog onlineshop yang saya miliki ?

karena saya mencintai diri saya , hhaa .. narsis banget keliatannya :p

alasan yang sebenarnya adalah karena saya bingung, ya beginilah nasib 1 kepala memiliki berbagai cabang pemikiran. Jadi, menurut saya pribadi, akan lebih mudah menumpahkan semuanya dalam 1 lokasi , yaitu disini, di dunia saya .

saya seorang apoteker yang bekerja di sebuah apotek baru, yang harus mengemban tugas yang jauh lebih berat dari yang seharusnya saya miliki karena sebuah alasan .. Kasarannya itu, jadi orang yang harus memutuskan segala hal, dan memikirkan segala hal di apotek ini/

saya juga seorang pe-bisnis yang mulai beranjak untuk serius d dunia ini. tahun 2014 saya memiliki banyak sekali bisnis yang saya pegang, dalam duni online maupun offline .. tapi, kini sudah saya kerucutkan menjadi 2, yaitu :

JAVA SWEET SUGAR (onlineshop) 

instagram : javasweetsugar.jogja

twitter : dcoupl

facebook : java sweet sugar jogja

whatsapp : 085742371071

bbm : 51eae641

merupakan produk dari gula nira kelapa yang di produksi dalam bentuk butira-butiran dan memiliki kadar glukosa rendah (1%) , jadi istilah sekarang ini adalah gula sehat serbaguna (low sugar health), jadi bagus dkonsumsi oleh penderita diabetes

saya memang bukan pemilik brand JAVA SWEET SUGAR , namun saya adalah distributor resmi yang memegang wilayah yogyakarta

FORTYEIGHT ICEBLEND (offline)

lokasi : Foodcourt Jogja Paradise (jl. magelang km.6 , depan rich hotel/jogja city mall)

instagram : 48iceblend.jogja

twitter : 48iceblend_jg

whatsapp : 085742371071

bbm : 51eae641

bisnis offline ini merupakan bisnis bersama rekan saya. setelah pindah lokasi dari dekat kampus kami, yaitu kampus 3 sanata dharma paingan, akhirnya kami keluar dari paingan, dan pindah ke sebuah foodcourt. Mungkin yang dibayangkan adalah sesuatu yang luas, megah, dan besar, namun kenyataannya TIDAK . 

Kami belajar dari kesalahan yang pernah kami buat, sehingga kami sewa lokasi berukuran 2x2 , d dekat parkiran mobil Jogja Paradise ini , harga yang dibandrol sesuai dengan apa yang kami berikan .. Free Toping bagi konsumen yang foto dan posting di instagram maupun twitter, dan memberikan gratis setelah mengumpulkan sejumlah stamp 

kami juga sering mengikuti bazaar d event2 , maupun membuka stand untuk sponsorship, bahkan kami juga pernah hadir di acara arisan ^.^

produk ini adalah produk franchise, jadi mungkin kalau ada yang melihat d lokasi lain, pasti berbeda owner , karena milik kami HANYA di JOGJA PARADISE :)

kenapa gak bikin brand sendiri ??

karena dalam membuat sebuah produk sendiri, membutuhkan fokus yang tinggi , dan akan mengharuskan untuk menyisihkan waktu dan biaya  sendiri pastinya. dan itu belum bisa saya lakukan, karena saya masih ingin berbagi dengan sesama saya, dengan melayani mereka dengan profesi saya, yaitu APOTEKER , sehingga belum begitu fokus dengan bisnis ini. 

jadi, saya menjuluki diri saya sendiri PHARMAPRENEUR :)